4 consejos para usar Word en trabajos académicos

¿Te gustaría que tus trabajos tuvieran un aspecto profesional? ¿Planeas publicarlos por tu cuenta? ¿Tiene muchas secciones diferentes? Si alguna respuesta es sí, entonces permíteme que te aconseje el uso de LaTeX, en lugar de Word y Excel de Microsoft.

Muchas revistas científicas ya admiten los trabajos presentados en formato Word. Pero no es porque sea el mejor procesador de textos (probablemente), sino porque cada vez hay más investigadores jóvenes y estudiantes que usan Word (y no es porque sea el mejor, sino porque no aprendieron LaTeX, probablemente). Una alternativa a Word es el uso de un software completamente análogo, gratis y de código abierto que no tiene absolutamente naaaada que envidiar al de Microsoft. Se trata de LibreOffice. Lo que explicamos aquí es totalmente similar en dicho programa.

Una ventaja indiscutible de hacer los trabajos directamente en Word es que, mientras redactas, ves directamente el resultado final de la composición. Al menos, hasta que cierres tu trabajo y lo intentes continuar otro día. Sin embargo, una ventaja enorme de LaTeX, es que siempre conserva el aspecto que estás definiendo. Y es muchísimo más cómodo y profesional para hacer referencias a ecuaciones, tablas, etc. Una vez que tienes soltura con el lenguaje básico, también es muchísimo más rápido el trabajo con LaTeX. Y, lo más importante, es que cuando el documento que estás desarrollando tiene muchos capítulos y quieres separarlo en archivos independientes, la gestión del documento es más segura y cómoda con LaTeX.

Sin embargo, aquí van unos consejos para que pierdas el menor tiempo posible de tu vida cuando estás trabajando con Word. Son muy útiles, sobretodo, cuando trabajas en un equipo y otras personas tienen que editar o colaborar en su edición.

Trabaja con estilos

Los estilos en Word son definiciones de formato que se aplican a determinadas partes del texto en bloque. Los estilos disponibles por defecto, y los que creamos nosotros, se presentan en el menú inicio.

Por ejemplo, el estilo «Normal» es la definición de formato que Word aplica por defecto a todo el texto del documento. Si hemos escrito un documento de varias páginas y queremos cambiar el aspecto de todo ese texto, es probable que quieras hacerlo seleccionando el texto y modificando el formato que deseas (tipo de letra, tamaño, negrita o no, etc.). Sin embargo, es muchísimo más cómodo cambiar el estilo con el que está escrito (en general será el estilo «Normal»). Si pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el estilo «Normal» y seleccionamos «Modificar…», podremos hacer los cambios deseados para todo el documento de una sola vez.

Para definir los estilos de numeración de títulos o el tamaño de las notas al pie de página, por ejemplo, es especialmente útil.

Saltos de sección y de página

A veces terminas un texto y tienes la certeza de que el siguiente contenido irá ubicado en la página siguiente. O también puede ocurrir, que quieras cambiar el formato de una página intermedia de tu documento. En ese caso, te interesa combinar el «salto de página» con el «salto de sección».

El salto de sección está un poco más escondido. Lo puedes encontrar en el menú «Disposición», junto al salto de página igualmente.

Insertar leyendas y notas al pie

Para aclarar algunas cosas del texto principal, se suele recurrir al uso de leyendas o de notas al pie.

Las «leyendas» que habitualmente se colocan para describir las imágenes o las tablas, se llaman en Word «Títulos». Por eso para poner la leyenda de una imagen o de una tabla hay que usar la opción «Insertar título». Pero no debe confundirse (aunque se llama igual) con los títulos de las secciones que te explico a continuación.

En Word los títulos pueden significar dos cosas:

• Se puede entender como los nombres de los epígrafes o de los distintos apartados. Por eso, para asignar estilos concretos a cada nivel de epígrafe, Word los denomina «estilos de título».
• También se le llama títulos a la etiqueta que se puede poner en la descripción de los objetos que insertamos (figuras, tablas, ilustraciones, ecuaciones, etc.). Nos estamos refierendo en este apartado a este tipo de títulos.

Entonces, cuando insertamos una figura en un documento, lo habitual es que tenga un nombre y una descripción. Por ejemplo, algo así: «Figura 1. Gráfica de evolución del uso de Word.». En esa frase entrecomillada, el término «Figura 1. » sería el título. Y el término «Gráfica de evolución del uso de Word.» sería la descripción.

Word puede poner el número que va detrás de «Figura» automáticamente. De esta manera, cuando necesitemos hacer una referencia a ella mientras escribimos, podemos usar la herramienta llamada «Referencias cruzadas».

El ejemplo concreto que estamos describiendo, usando el término «Figura», es un caso un poquitín más especial, porque la forma en que Word llama a las figuras, por defecto, es «Ilustración».

Vamos a mostrar cómo se pone un título a una figura, haciendo que aparezca «Figura», en lugar de «Ilustración». Lógicamente, si te gusta más usar otra palabra o incluso una expresión, prueba a poner un nombre diferente. Es tan sencillo como partir de la ventana anterior donde vamos a colocar el «Título», y pulsar el botón «Nuevo rótulo». En la nueva ventana podemos colocar el término que nos interese: en este caso «Figura». Es importante escribirlo sin espacio al final, porque Word ya le asignará automáticamente el espacio necesario antes de colocar la numeración.

Ahora ya cuando desplegamos las opciones de rótulo (siempre que usemos Word de ahora en adelante), nos aparecerá adicionalmente a las que traía por defecto el nuevo título de leyenda que hemos creado nosotros.

Referencias cruzadas

Si ya tenemos objetos identificados con un nombre, ya podemos hacer referencia a ellos desde el texto. En las figuras siguientes mostramos un ejemplo para referirnos a una figura del documento. En el menú «Referencias», «Referencia cruzada», aparecería el cuadro de diálogo de la figura siguiente, donde podemos desplegar la opción de «Tipo» para buscar el término «Figura» que quiero citar en el texto.

Una vez seleccionado el tipo de elemento que quiero citar, en este caso «Figura», en las opciones de la derecha «Referencia a» se nos ofrece la posibilidad de citar la página de la figura que estamos seleccionando, o bien solo el rótulo y número, o bien la descripción, etc.

Podemos seguir explorando opciones y hacer uso de plugins como por ejemplo el de Zotero para insertar cómodamente las referencias bibliográficas.

Esperamos que esta información, tu TFG con Word sea más llevadero.